Herr Marz, besonders vor der Einführung von SAP haben viele Unternehmen großen Respekt. Warum ist das so?

SM: Aus Sicht der Unternehmensleitung sicherlich wegen der Kosten. Aber auch die Mitarbeiter entwickeln Ängste: Wegen der Umstellung und der großen Belastung, die damit einhergeht. Man dreht in jedem Bereich das ganze System einmal auf links. Viele gewohnte Arbeitsabläufe werden in so einem Projekt verändert. Gira hat das aktuelle Softwaresystem vor 25 Jahren eingeführt, da kann man sich vorstellen, wie viel Arbeit das ist.

Es heißt immer so schön, dass schon Firmen an SAP pleitegegangen sind.

SM: Wenn man solche Horrorszenarien hört, handelt es sich ja meistens um Unternehmen, die nicht mehr richtig gesund waren und SAP vielleicht noch nutzen wollten, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Trotzdem kann ein großes, anspruchsvolles und komplexes Projekt wie dieses ein Unternehmen durchaus mal an seine Grenzen bringen.

Setzt Sie das als Projektleiter nicht enorm unter Druck? Mit 29 Jahren gehören Sie ja noch zu den jüngeren Gira Mitarbeitern.

SM: Ich verspüre bei dem Thema ganz spezielle Verantwortung für die Kollegen und auch für das gesamte Unternehmen, ich weiß ja, was daran hängt. Es gibt Momente, da geht das auch schon mal über die Schmerzgrenze hinaus.

Wie gehen Sie und Gira damit um?

SM: In dieser Situation ist es wichtig, dass es Leute gibt, die mir helfen, einen anderen Blickwinkel auf die Sache zu werfen oder noch mal einen Schritt zurückzugehen. Seit Beginn des Projekts steht mir ein erfahrener externer Berater zur Verfügung, der mich bei schwierigen Themen unterstützt. Zum anderen habe ich aber auch feste Ansprechpartner in der Geschäftsleitung und Personalabteilung, auf die ich zählen kann.

Was gehört konkret zu Ihren Tätigkeiten im Projekt?

SM: Das ist eigentlich die klassische Projektmanagement-Tätigkeit, nur in einer recht umfassenden Größenordnung. Zu Beginn haben wir in einem kleineren Kreis erst mal die Projektstrukturen geschaffen, dann ging es um die Budget- und Zeitplanung. Hat ein Teilprojekt Probleme mit den Dienstleistern, die wir für die SAP-Einführung beauftragt haben, unterstütze ich bei der Problemlösung. Zusätzlich begleite ich die Testfälle, um die Integration des Systems gemeinsam mit den Teilprojektleitern sicherzustellen.

Gegen Ende wird es dann auch noch mal richtig spannend, oder?

SM: Ja, denn irgendwann muss ich zusammen mit meinen Kollegen eine Empfehlung zur Go-life-Entscheidung gegenüber der Geschäftsführung aussprechen, nach der Gira anfängt, komplett mit dem System zu arbeiten. Dabei gilt es, die Risiken ganz genau abzuwägen. Der Betrieb muss problemlos weiterlaufen, sodass unsere Kunden lückenlos beliefert werden können. Das hat die höchste Priorität.

Ihr Projektteam zieht sich ja durch das ganze Haus, weil alle Bereiche berührt werden. Von welcher Größenordnung sprechen wir hier?

SM: Unterschiedlich. Das Kernteam besteht aus zehn Teilprojektleitern und rund zehn Leuten aus der IT. Teilweise kommen da noch rund zehn Prozessexperten dazu, und in Hochphasen, wo die Massentests durchgeführt werden, sind es auch mal 50 bis 60 Leute, die gleichzeitig am Projekt arbeiten.

Was ist für Sie persönlich die größte Herausforderung?

SM: Das sind zwei Dinge. Erst mal die Komplexität des gesamten Systems. Die Just-intime- Fertigung stellt große Anforderungen an das SAP-System, etwa in Bezug auf das Fehlerhandling. Zum anderen ist es eine große Herausforderung, die Menschen mitzunehmen. Diesen Punkt sehe ich als einen der wichtigsten Schritte überhaupt an. Da stehen wirklich viele Ängste im Raum, die den Menschen unbedingt genommen werden müssen.

Wie gehen Sie damit um?

SM: Wir haben ein sehr umfangreiches Schulungskonzept erarbeitet und verschiedene Schulungsräume eingerichtet. Zunächst lernen die sogenannten internen Multiplikatoren, mit dem System umzugehen, danach geben diese ihr Wissen weiter. Zusätzlich arbeiten wir mit einem speziellen Softwaretool, das verschiedenste Prozesse aufzeichnet, die später am Arbeitsplatz zur Erinnerung wieder abgerufen werden können.

Wie schaffen Sie es, die Menschen in diesem Massenprojekt zusammenzuhalten und nichts zu übersehen?

SM: Wir haben Regelmeetings mit den Teilprojektleitern und dazu Projekträume nahe an den jeweiligen Bereichen geschaffen, damit die Mitarbeiter kurze Wege haben, sich mal eben treffen zu können. Dazu suchen wir immer den engen Kontakt zum Betriebsrat, damit wir die Anliegen der involvierten Mitarbeiter im Blick behalten. Das ist eine sehr gute Situation, die wir hier haben. In jeder zweiten Woche sitzen wir zusammen und sprechen ganz offen miteinander.

Müssen Sie eigentlich manchmal Überstunden machen?

SM: Die zeitliche Belastung bei dem Projekt ist sicherlich extrem. In den Hochzeiten muss man, bei allem Engagement für Gira, aber auch mal darauf achten, dass man es nicht übertreibt. Bei Gira sind Kollegen teilweise so begeisterungsfähig für ein Thema, dass sie vieles um sich herum vergessen. Darin steckt auch ein gewisses Risiko, und darum ist es wichtig, vom Arbeitgeber die Aussage zu bekommen: Wir passen da schon auf dich auf. Über diese Dinge kann man hier aber auch offen sprechen.

Hatten Sie nicht zu Beginn einen Heidenrespekt vor diesem Projekt? Sie haben doch bestimmt geahnt, dass hier sehr viel Arbeit auf Sie zukommen würde, und immerhin steckten Sie zusätzlich noch mitten im Stress Ihrer Diplomarbeit.

SM: Erst mal war ich schon ein bisschen erschlagen, aber ich denke, zu Beginn eines solchen Projektes ist das normal. Außerdem war ich bereits vorher in das SAP-Projekt involviert und wusste so ungefähr, was auf mich zukommt. Es gab Dinge, die in der Vergangenheit nicht so gut gelaufen waren, aber nach einem Gespräch mit Geschäftsleitung und Personalabteilung hatte ich die notwendige Rückendeckung und auch die Sicherheit, die ich für mich brauchte. Ich muss sagen, gerade wenn Herr Giersiepen eine Aussage macht und wenn es nur eine mündliche ist, dann kann man sich darauf auch verlassen.

Wenn Sie jetzt ein Resümee ziehen müssten, was würden Sie sagen?

SM: Ich würde sagen, dass man sich in so einer Phase extrem weiterentwickelt. Ich bin ganz klar an die eigenen Grenzen gekommen, aber ich habe auch sehr viel gelernt. Das Projekt geht jetzt schon über eineinhalb Jahre, und es gab Situationen, in denen ich mich zu Anfang sehr unwohl gefühlt habe, die aber jetzt überhaupt kein Problem mehr sind.

Was waren das für Situationen?

SM: Zum Beispiel Gesprächsrunden mit großen Gruppen zu leiten und kritische Themen mit deutlich älteren und erfahreneren Kollegen zu besprechen. Oder Situationen, in denen ich die Interessen unseres Unternehmens klar vor der Geschäftsführung der externen Projektpartner vertrete.

Sie stehen der Sache also nach wie vor positiv gegenüber?

SM: Ja, ich bin jemand, der sich gerne mit neuen Aufgaben auseinandersetzt, der Spaß daran hat, noch ein Quäntchen obenauf zu legen. Dazu habe ich auch das Glück, den direkten Draht zu Herrn Giersiepen zu haben, ich schätze ihn als Arbeitgeber sehr. Da macht man gerne auch mal ein bisschen mehr, als vielleicht „nötig“ wäre. Das gilt übrigens für die meisten meiner Kollegen auch.